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会议服务筹备期―为会议召开准备资料和审核课程
信息来源:  发布时间:2010-07-02  浏览次数:985

一、会议物资的准备


1、会议资料的准备


a、来宾资料袋内容


       会议手册,招商书,招商手册,产品彩页,运营手册大纲,专卖店首批配置表,联系人名片,笔记本,笔,代表证。


b、会务组资料内容:


        接站一览表,来宾登记表,住宿登记表,用餐分组表,订票登记表,会务组成员通讯录(人手一份),列车及航班时刻表;


2、会议物资的准备:根据会议不同规模设定内容


a、常用物资


       电脑,打印机,打印纸,微波炉,饮用水,饮水机,一次性水杯,照相机、摄像机或小型DV,胶卷,电池,备用插座,便签纸,裁纸刀,剪刀,胶带纸(宽窄均备),双面胶,回形针,大头针,胶水,白板笔,戒烟标志、公司放大的标识、以及各种通知条;


b、产品样品,常用药品(感冒、发烧、消炎、肠胃药品等)及员工值班食物(如牛奶、饼干,因为员工极有可能吃不上饭)


二、人员分组与协调


1、分组的原则


        分工和协调次序明白,首先是分工,完成自己份内的工作任务,其次是配合其他组的需要。在自己本职工作做完或不忙的情况下应主动配合别的部门工作


2、分组的设置


a、总指挥


         一般有公司老总或者副总担任,主要是会议前期的组织、后期服务和总协调;


b、副总指挥:


这个岗位是最重要的,是执行总指挥,负责左右细节的安排和处理,同时注重会议议程科目和时间安排,突发事件处理;


c、会务组组长


       要求心态平和,熟悉各个环节的操作情况。负责会议接待、登记、会议资料的发放、各个住宿房间的安排及会场的整理、各个成员的分组、突发事件的处理和协调。用餐协调、与酒店的事务性安排,参会人员的往返接送等;若参会人数众多可在会务组中再设登记、接站两组;


d、会场组


         会场秩序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造;


e、后勤组


       票务安排、会议各种费用结算、支付等;【分工固定但所设人员可以穿插调整,做到人人有事做,事事有人做。尽量做到包干到人,科学分配,避免一件事几次换人等重复用工现象】


三、会场程序的审定及相关资料准备


1、课程内容


a、提前10天定好讲课内容,并由演讲人提供课件或讲课提纲


b、演讲内容不冲突,而且要有递进关系,顺序很关键,一般顺序是行业前景和公司的优势讲解;公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析;公司的营销策略分析;样板市场的启动介绍和财务分析;其他需要设置的内容。


c、演讲内容PPT文件制作、内容资料复印等


d、主持人选择及讲稿的审定主持人讲稿的审定很关键,主持人不仅仅是一个主持,更是一个总结者,一个优秀的主持,会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题,过渡的自然。


四、会前动员会及各小组工作流程演练


1、会前总动员


        要让每个与会员工了解整个会议的重要性,并把大家的心态调整到最佳


2、会前的演练


        会前的演练十分重要,通过模拟演练可发现工作流程中的不足和人员分工是否合理,以便及时调整


3、统一着装


         所有工作人员进入会场后应统一着装,配带徽标,注意整体形象


4、形象保持


         参会工作人员在会议期间尽量做到不吸烟,保持健康精品的行业形象,如遇特殊情况也应避开公共场合,公共场合交流中避免不雅的口头禅,不随地吐啖;需要住在会场的工作人员在休息过后一定要将个人用品及床上用品收拾到位,保证给客户提供舒适的沟通环境;注意公司形象,给会场留下好的映象,为下次合作提供基础

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